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Aug 18, 2023

Las escuelas públicas del condado de Harford implementan un nuevo sistema de software empresarial

La Junta de Educación del condado de Harford recibió el lunes una vista previa del sistema Oracle Cloud elegido el año pasado para manejar sus actividades comerciales diarias. “La visión es desarrollar un sistema altamente eficiente y

La Junta de Educación del condado de Harford recibió el lunes una vista previa del sistema Oracle Cloud elegido el año pasado para manejar sus actividades comerciales diarias.

"La visión es desarrollar un sistema altamente eficiente y efectivo de procesos integrados que afecte positivamente a todas las partes interesadas y, en última instancia, al ciclo de vida de cada empleado desde el reclutamiento hasta la jubilación", dijo la superintendente adjunta de Servicios Empresariales, Deborah Judd.

Un sistema de planificación de recursos empresariales gestiona funciones como contabilidad, adquisiciones, recursos humanos, nómina, incorporación y gestión de proyectos, según una presentación en la reunión de la Junta de Educación del lunes por la noche.

El sistema actual, Infor Lawson S3, se implementó en las escuelas públicas del condado de Harford hace 20 años. El sistema ya no admite el módulo comercial del sistema escolar. Los profesores y el personal tienen que crear soluciones alternativas en papel, una solución temporal, en caso de que el sistema deje de funcionar, según Judd.

"La tecnología ha cambiado considerablemente", dijo Judd. "Hace varios años sabíamos que necesitábamos empezar a considerar la posibilidad de realizar algunos cambios".

En diciembre de 2020, HCPS se reunió con las partes interesadas para determinar qué se necesitaba en un nuevo sistema ERP. El comité de evaluación estuvo formado por seis miembros votantes, tres suplentes y dos asesores, incluidos miembros de los departamentos de adquisiciones, finanzas, presupuesto, recursos humanos, operaciones, tecnología y asuntos legales y de gestión de riesgos, según Jennifer Horner, supervisora ​​de compras del sistema escolar.

En marzo de 2021 se emitió una Solicitud de Cualificaciones y ocho empresas respondieron. Después de las evaluaciones, se invitó a las cinco empresas principales a realizar demostraciones de un día de alto nivel antes de que el comité de consenso determinara que las cinco empresas pasarían al proceso de solicitud de propuestas en diciembre de 2021.

De las cinco empresas, una versión más nueva de RPI Infor Lawson y CherryRoad's Oracle fueron las propuestas con mayor puntuación y pasaron a la fase de demostración en profundidad del proceso de selección.

Ambos proveedores tuvieron varios días de demostración. Oracle obtuvo la puntuación más alta según el comité de consenso. En noviembre, la junta aprobó el costo único de implementación de $7,343,000 y el costo de suscripción anual de $1,084,733.

El sistema escolar espera que al implementar el sistema ERP de Oracle Cloud, pueda retirar el antiguo sistema de software. El nuevo sistema eliminará el papeleo y utilizará un flujo de trabajo automatizado, integrará el escaneo de documentos para lograr eficiencia y reducirá la dependencia de múltiples sistemas de silos y sistemas paralelos, según la presentación.

"Una nota importante aquí es que el proveedor mantiene el sistema", dijo Judd.

Cinco distritos escolares del estado, incluida la ciudad de Baltimore y los condados de Charles, Frederick, Montgomery y Prince George, utilizan Oracle.

"Oracle es la tercera empresa de software más grande del mundo", dijo Mark Davies, director de nube de gestión del cambio organizacional de Oracle. “Gastamos mucho dinero investigando el desarrollo para mejorar el producto. La nube se actualiza cada 90 días”.

El cronograma de implementación del proveedor se divide en tres fases: presupuesto, finanzas y adquisiciones; recursos humanos y nómina; y reclutamiento. La fase de presupuesto estará activa en octubre, dijo José Peres, vicepresidente de operaciones de CherryRoad Technologies.

“Recomendamos, tanto para la fase dos como para la tercera, un ciclo de implementación de 15 meses, que permita tiempo suficiente para poder diseñar, construir, probar, capacitar y planificar los cambios que la organización tendría y podría implementar”, dijo Peres. .

El cambio organizacional consiste en lograr que un grupo de personas cambie su comportamiento en un período de tiempo específico para lograr objetivos específicos, dijo Jeff Bailey, director senior de entrega en la nube de gestión del cambio organizacional de Oracle.

"Es lo que llamamos cambio con propósito", dijo Bailey. “Eso es lo que estamos tratando de hacer y logramos hacer con su gente. Preparándolos para el cambio. Es nuestra responsabilidad que estén listos”.

Las Escuelas Públicas del Condado de Harford planificarán una red de preparación, identificarán y documentarán los impactos de los cambios, crearán un plan de capacitación y un plan de estudios de aprendizaje y comenzarán la fase de recursos humanos y nómina.

Las finanzas, incluido el libro mayor, las cuentas por pagar y por cobrar, los activos fijos, el inventario, la gestión de contratos, los gastos y las adquisiciones, se encuentran en la fase de construcción y se completarán en julio de 2024. Recursos humanos, nómina y aplicaciones relacionadas comenzarán en octubre y se completarán. para enero de 2025.